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用Excel树立一套小型人事数据办理体系

乐天堂app下载软硬件运用网 51fyvg.com 时刻:2012-03-21 12:52 作者:佚名
首要咱们翻开一个新的Excel表树立一个人事信息库结构,信息项目的设置您可依据本单位实践状况而定。如图(一)所示: 图一 点击可看明晰大图 接下来请您不要急着录入人员信息,咱们要对一些信息项进行函数设置,以便体系可以主动生成相关信息,这会使咱们的作业产惹事半功

  首要咱们翻开一个新的Excel表树立一个人事信息库结构,信息项目的设置您可依据本单位实践状况而定。如图(一)所示:

图一 点击另存为可看明晰大图

  接下来请您不要急着录入人员信息,咱们要对一些信息项进行函数设置,以便体系可以主动生成相关信息,这会使咱们的作业产惹事半功倍的作用。

  1、 性别、出世月日、年纪的主动填充功用设置

  咱们先对“性别”“出世年月”“年纪”进行函数设置。当咱们输入或人身份证号码时,体系便会主动生成“性别”,“出世年月”及“年纪”,这样就减少了咱们录入的作业量。请别离挑选性别、出世月日、年纪信息项单元格输入下列公式:

  (1)性别: =IF(MOD(IF(LEN(E3)=15,MID(E3,15,1),MID(E3,17,1)),2)=1,"男","女")

  意义:“LEN(E3)=15”表明看E3中是否有15个字符;

  “MID(E3,15,1)”表明在E3中从第15位开端提取1位字符;

  “MOD(MID(),2)=1”表明提取的字符除以2余数为1;

  “IF(LEN(E3)=15,MID(E3,15,1),MID(E3,17,1)”表明看E3中是否够15个字符,假如够就从第15个字符开端取1个字符,假如不行15个字符就从第17个字符开端取1个字符。咱们的身份证号码一般是15位或18位。

  “IF(MOD(IF(LEN(E3)=15,MID(E3,15,1),MID(E3,17,1)),2)=1,"男","女"”表明所取字符除以2假如余数为1显现男,不然显现女。

  (2)出世年月: =DATE(MID(E3,7,4),MID(E3,11,2),MID(E3,13,2))

  意义:DATE(YEAR,MONTH,DAY);

  “MID(E3,7,4)”表明在E3中从第7个字符开端接连取4个字符表明年,用相似的表明办法一个人的出世年月日便可以经过函数设置表明出来,假如为了看起来便利,咱们可以将单元格格局设置成年、月、日的日期格局,这样显现的成果会十分简单了解。

  (3)年纪: =DATEDIF(G3,TODAY(),"Y")

  意义:“DATEDIF(date1,date2,“Y”)”表明两个日期的差值;

  “TODAY()”表明体系自带的日期即显现当日日期;

  “DATEDIF(G3,TODAY(),"Y")”表明今日的日期与G3所表明的出世月日之间的年份差值,这样一个人的年纪就会简单的显现出来了。
 

 2、 劳作合同期限的主动生成和提早30天定时提示功用设置

  劳作合同办理也是人事办理中不行短少的一部分,特别是劳作合同到期续签问题更是不行忽视。假如因为咱们的人为原因造成了劳作合同漏签、延期签定等问题或许会给公司以及职工个人带来必定的丢失。从一个人入职签定试用期合同开端,再到签定正式劳作合同以及后来的续签劳作合同,一系列的日期怎样可以让体系主动生成,而且构成体系提早30天主动提示咱们的功用呢?这需求对一些信息项进行函数设置。如图(二)所示:

图二

  (1)试用期到期时刻: =DATE(YEAR(P3),MONTH(P3)+3,DAY(P3)-1)

  意义:“DATE(YEAR(),MONTH(),DAY())”显现指定日期;

  在这儿咱们假定试用期为3个月,咱们需求在Q3单元格中输入上述公式,其间MONTH(P3)+3表明在此人入职时刻月的基础上添加三个月。而DAY(P3)-1是依据劳作合同签定为整年正月而设置的。比方2005年11月6日到2006年11月5日为一个劳作合同签定期。

  (2)劳作合同到期时刻: =DATE(YEAR(P3)+1,MONTH(P3),DAY(P3)-1)

  咱们相同选用上述函数的设置办法。这儿咱们假定劳作合同期限为1年,则咱们需求设置成YEAR(P3)+1,别的这个数值仍然以入职日期为核算依据,所以天数上还要设置成DAY(P3)-1的格局。

  (3)续签合同到期时刻: =DATE(YEAR(S3)+1,MONTH(S3),DAY(S3))

  这儿需求留意的是续签合同核算是曾经份合同签定到期日期为依据的,所以只在前一份合同到期时刻的基础上添加1年即可,无需天数上减1。

  (4)试用期提早7天提示: =IF(DATEDIF(TODAY(),Q3,"d")=7,"试用期快完毕了","")

  这儿用到了DATEDIF函数,表明两个日期差值,可是需求留意的是,咱们要表明提早7天提示,所以,将TODAY()函数写到试用期时刻前面即TODAY(),Q3而不能表明成Q3,TODAY()。其间“d”表明两个日期天数差值。咱们用IF()函数来表明显现要求,那么这个函数设置的意义为:假如差值为7则显现“试用期快完毕了”不然不显现信息,在修改函数时用“”表明不显现任何信息。

  (5)提早30天提示: =IF(DATEDIF(TODAY(),S4,"m")=1,"该签合同了","")

  函数设置办法同上,其意义是两个日期相差1个月则显现“该签合同了”不然不显现任何信息。这儿没有设置成相差30天提示是因为考虑到设置成月更利于咱们人事作业的操作。相同需求留意的是不要将显现“今日日期”函数与显现“合同到期日期”函数牧歌倒置。其间"m"表明月的意义。

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